Smart Working: una questione di empowerment

di Flavia Narducci

Consapevolezza, autocontrollo, resilienza e antifragilità. Questo per noi vuol dire smart working.

Lavoro “da remoto”, lavoro a distanza, chiamatelo come volete: stiamo parlando di un cambiamento culturale che un’azienda deve saper affrontare, volente o nolente.

E deve essere pronta a farlo, altrimenti gli ingranaggi si fermano. Come si capisce, quindi, il remote working non è tanto una questione di strumenti, quanto una questione di mindset; soprattutto è la dimostrazione di quanto il gene della flessibilità caratterizzi il DNA di un’azienda.

In questo articolo che ho scritto a contatto con Enrico Corinti e il team Webeing.net abbiamo analizzato quanto l’azienda, che protende ad un mindset Lean e Agile, fosse già pronta anche per la sfida dello smart working.

Ecco le nostre riflessioni!

Responsabilità e leadership: lo strumento è solo il mezzo

Quando in un’azienda si decide di lavorare “a distanza”, le persone — perché in questi casi sono le persone, e non gli strumenti, a fare la differenza — devono assumersi una grande responsabilità, un forte impegno, a tutti i livelli.

Chi dirige un team deve essere in grado di mantenere forte e salda la leadership, mentre i membri della squadra devono saper sostenere il peso del commitment, e per farlo devono saper valutare in modo totalmente consapevole le conseguenze delle proprie decisioni e delle proprie azioni, agendo di conseguenza in modo proattivo.

È proprio questo il succo, è qui che smart working fa rima con empowerment.

In un processo lavorativo condotto “da remoto” l’auto-organizzazione è importantissima: la capacità del singolo di aggredire una lista di attività e responsabilità in modalità end-to-end è fondamentale.

Le tante modalità messe a disposizione della tecnologia ci vengono in soccorso su due fronti: mantenere il contatto con la squadra di lavoro e, soprattutto, il contatto con i nostri clienti.

Soprattutto nella gestione delle crisi non dobbiamo mai abbandonare il concetto di cliente al centro. Anzi, dobbiamo saper dare continuità al flusso della nostra supply-chain e per farlo non faremo più riferimento alle ore giornaliere di lavoro, bensì al risultato ottenuto, alla nostra capacità di saper rispondere al mercato con soluzioni di valore.

Quella dello smart working è una sfida che ci fa capire quanto siamo in grado di affrontare tutto questo fuori dalle mura del nostro ufficio; quanto il nostro team sia fluido e rodato, e quanto la nostra azienda sia “antifragile”, prendendo in prestito un concetto diventato ormai famoso del filosofo Nassim Nicholas Taleb, che non fa altro che dare seguito alla teoria darwiniana del cambiamento che tutti conosciamo.

Si, parliamo ai manager (d’azienda o di singole divisioni aziendali) che in questi giorni si trovano ad affrontare un’emergenza: quella di dover continuare a tenere il motore acceso mettendo il pilota automatico.

Capire questo è importantissimo: lavorare da remoto significa per un’azienda continuare ad essere di supporto ai suoi clienti, saper dire al mercato “noi ci siamo”, saper mantenere la propria promessa di business senza perdere la rotta, mantenendo costante la velocità di crociera.

Dicevamo persone, piuttosto che strumenti. È vero, ma le persone hanno anche esigenze umane, e un team abituato a lavorare insieme deve poter continuare a farlo; è qui che arrivano gli strumenti.

Definire bene il concetto di “lavoro”: sincrono e asincrono non sono la stessa cosa

Nel lavoro a distanza il team deve avere ancora più chiara la differenza tra lavoro sincrono e asincrono per evitare interruzioni tra feedback continui e multitasking.

Il lavoro asincrono è lavoro che può essere fatto successivamente ad una richiesta, pianificato e senza necessità di un coordinamento continuo; il lavoro sincrono è lavoro che necessita di continue interazioni con il team (riunioni, brainstorming e altre attività condivise).

Che succede quindi se non si ha ben chiara questa definizione?

Che magicamente lo Smart Working si trasforma in un groviglio di call infinite, interruzioni continue e micro-interventi (leggi micromanagement) che diventano tutt’altro che “agili”.

È importante quindi stabilire quando gli interventi possono essere sincroni e quando no: chiarire questo in anticipo aiuterà a gestire il tempo durante la giornata.

Le maniere più pratiche che usiamo in Webeing.net sono:

• Timeboxing: delle call (30 minuti o 1 ora, non di più)
• Daily Standup: incontro mattutino che ogni team tiene per aggiornarsi sui blockers del giorno prima e attività più importanti da fare durante la giornata. Lavorando in una cultura lean-kanban, lo chiamiamo Kanban Meeting
• Riunioni di replenishment: dove facciamo una panoramica del workflow complessivo, pianifichiamo i momenti di consegna e di revisione degli obiettivi

Workflow e to-do-list: parola d’ordine “visualizzare”

Per non perdere il controllo del flusso di lavoro complessivo è importante visualizzare la nostra “catena produttiva” per sapere chi sta facendo cosa, se qualche attività è bloccata, sapere quali cose sono più urgenti, ecc…

Di strumenti che garantiscono una collaborazione efficace del team ce ne sono tanti, alcuni più noti altri meno. Una brevissima panoramica ci verrà in aiuto, anche se non ci soffermeremo più di tanto: quello che vogliamo fare è puntare più sulla cultura della collaborazione che sullo strumento con il quale lavoriamo.

Il nostro obiettivo principale deve rimanere quello di dare risposte pronte alle esigenze del cliente, anticiparlo in alcuni casi; per questo dobbiamo saper definire le priorità, alternando i momenti “do” ai momenti “think” e “organize”.

• Trello: il più intuitivo e forse conosciuto software gestionale web based per gestire to-do list in team è trello.com. Ti permette di portare a casa il lavoro con facilità, visualizzando il workflow in un’unica schermata: in poche mosse potrai organizzare al meglio tutto il tuo team di lavoro, ordinare e catalogare le informazioni di cui ognuno ha bisogno, gestire la to-do-list in modo preciso. Già con il pacchetto free sono tante le funzionalità a disposizione per piccoli team.
• Monday.com: simile a Trello ma più giovane, è una piattaforma di project management dal DNA “agile” nata con l’obiettivo di semplificare i processi di business e le dinamiche di teamwork nelle aziende, diminuendo i colli di bottiglia e gli sprechi. È completamente customizzabile in tutti i suoi aspetti: a livello di struttura, a livello di contenuti e a livello di logiche. Diversi i pacchetti disponibili, tutti a pagamento.
• Asana: anche Asana è uno strumento per il project management in team, ma particolarmente strutturato. Aiuta i team e le grandi aziende a pianificare, organizzare e gestire il proprio lavoro tenendo alto il monitoraggio. Solo a pagamento.
• Kanbanize: in Webeing.net “agile” fa rima con “Kanban”. Per il project management e la gestione del workflow, con relativo monitoraggio dei dati per un’analisi a prova di controller, noi usiamo la Kanban Board di kanbanize.com. Ci aiuta a rendere più fluido il lavoro, possiamo sempre visualizzare velocemente il work in progress, limitare intoppi e colli di bottiglia, garantire la consegna del lavoro ai nostri clienti rispettando tempi e costi.

Un modello di Kanban Board (dal sito Kanbanize)

Grazie a questi strumenti possiamo avere continuamente il controllo del nostro lavoro, mantenendo rotta e velocità; saremo in grado di stabilire cosa è realmente importante e urgente per la nostra azienda e i nostri clienti, dosare le giuste forze e stabilire gli outcome impostando le giuste modalità di lavoro.

Vicini anche per uno scambio veloce

I feedback continui tra colleghi sono fondamentali per mandare avanti le attività, ma non necessitano di software troppo strutturati, anzi.
Less is more, snello è meglio! Qualche strumento utile allo scopo?

• Slack: semplifica la vita di ogni smartworker. Slack (slack.com) è una applicazione per web e smartphone per la collaborazione aziendale. Permette scambi veloci in chat e videochat, che è possibile anche suddividere comodamente per argomenti tematici (i “canali”) collegando un team di lavoro ad ogni argomento. In questo modo la nostra chatroom non sembrerà la torre di Babele ma, piuttosto, un insieme ordinato di riunioni produttive. Facilissimo da usare, ha un sacco di estensioni per facilitare il passaggio da un tool all’altro.
• Chanty: molto molto simile a Slack ma più giovane e un po’ meno performante. Pressoché le stesse feature del concorrente più anziano, costi più bassi ma anche meno potente (qualcosa in più su chanty.com).
• Fleep: anche in questo caso la somiglianza con Slack, sia a livello di feature che di performance, è netta; anche i costi sono molto simili. Con Fleep (fleep.com), in più, puoi organizzare — in base al pacchetto — anche webinar.

Concentrati ma non isolati! Incontriamoci!

Quella di riunirsi non è solo un’esigenza fisiologica dell’essere umano che in branco vive meglio e in branco si organizza per sopravvivere.

È anche l’esigenza di un gruppo di lavoro che attraverso l’interazione trova sempre una fonte di arricchimento reciproco. Parlare e vedersi, grazie alla tecnologia, si può anche a distanze chilometriche e di strumenti ce ne sono tanti.

Noi stessi in Webeing.net ne utilizziamo con soddisfazione più di uno.

• Google Hangouts Meet: per tutte le aziende Google-based, Meet è il modo migliore per fare riunioni online. Integrato con tutta la suite di Google, e integrabile con tante altre piattaforme, consente videochiamate con centinaia di partecipanti, la possibilità di partecipare anche attraverso una semplice chiamata telefonica, la registrazione delle chiamate, la condivisione delle call tramite un semplice link, e tanto altro ancora.
• Zoom.us: nella versione a pagamento Zoom è una piattaforma veramente PRO. I meeting online sono solo la base: è possibile organizzare eventi di valore, come webinar o conferenze di grandi dimensioni, creare “stanze private”, integrare tantissime app e piattaforme, aprire i meeting al pubblico scegliendo tra la modalità view-only o quella partecipante, e tanto altro.
• Cisco Webex Teams: a pagamento, per grandi imprese. Fa della sicurezza il suo fiore all’occhiello, con Webex è possibile condividere contenuti, aprire e gestire lavagne digitali, fare videoconferenze PRO. Offre anche strumenti per la gestione e l’analisi dei dati.

Workshop anche a distanza!

In Webeing.net adoriamo i workshop e le sessioni di Design Thinking e Visual Thinking condivise. Attaccare i Post-it è curativo per tutti!

A distanza questo sembra impossibile ma in realtà sono diversi gli strumenti online che ci aiutano a superare l’ostacolo.

• Miro: permette di mantenere tutti sulla stessa frequenza, in un’app davvero ben fatta. Miro è una lavagna online per la collaborazione visiva del team. Aggiungi e condividi foto, modelli, video, note adesive, documenti e file di Google Drive su una tela infinita, discuti con i tuoi colleghi e vivi la più semplice collaborazione visiva in tempo reale. È il nostro preferito e lo usiamo costantemente per guidare e gestire le sessioni di brainstorming e assessment.
• Mural: consente a team innovativi di pensare e collaborare visivamente per risolvere problemi e trovare soluzioni. Le persone traggono vantaggio dalla velocità e dalla facilità d’uso nella creazione di diagrammi, popolari nel pensiero progettuale, e nelle metodologie agili nonché negli strumenti per facilitare riunioni e seminari di forte impatto.

Dal vivo è meglio ma da remoto è possibile. Cosa abbiamo notato noi e un po’ di dritte utili

Con Enrico abbiamo parlato di un interessante meetup online organizzato da Avanscoperta, in cui sono emersi alcuni aspetti che anche in Webeing.net si stanno dimostrando cruciali:

• il passaggio per noi è stato quasi indolore: lo smart working e la cultura Agile si sono fuse a pennello, segnale di una grande capacità di essere resilienti e adattabili al cambiamento
• i nostri KPI non sono per ora degradati, anzi: segnale che lo smart working non sta peggiorando (almeno per ora) il modo in cui produciamo valore
• si vede chiaramente come a distanza sia effettivamente più complesso trasferire i valori aziendali. Si vive quindi con la speranza che tutti i membri della squadra comprendano e vivano sulla loro pelle la passione per il lavoro o l’attaccamento alla maglia (aspetto che a volte fatica ad emergere anche in ufficio).

Questo nuovo paradigma ha dei punti ancora da perfezionare:

• inserisce overhead sui task di un progetto, specie per confronti che prima si potevano fare solo spostando la sedia vicino al tuo collega
• i contenuti dei meeting online spesso non vengono trascritti su documenti: le attività definite all’interno della call dovrebbero essere riportate su un documento condiviso
• i tool che usiamo, spesso non bastano più e questo implica doversi adattare all’uso di nuovi strumenti che per fortuna sono facili da utilizzare
• vedersi è importante: la vicinanza fisica rende più facile il trasferimento di emozioni, visione, speranza; è per questo che sarebbero necessarie periodiche retrospettive “dal vivo” (magari ogni due mesi)

Infine, due consigli indispensabili da Emanuela Damiani visto che in questi giorni abbiamo assistito proprio a tutto:

• vestitevi come se doveste andare in ufficio (diciamo no a pigiamoni, felpone, ciabatte e simili)
• non mangiate durante le riunioni! Il “chomp chomp” di chi mastica non innervosisce anche voi?

E voi? Quali sfide state affrontando durante questa “nuova era”?

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